Promena karijere, pronalazak željene pozicije i karijernog ispunjenja ne znači da se nećemo naći u situaciji neugodnih razgovora, bilo da ih vodimo ili u njima učestvujemo. Na kraju dana, sarađujemo i komuniciramo s ljudima i ljudski faktor će nas pratiti kroz različite karijere i pozicije.
Naime, nakon što se upustimo ili prođemo kroz neugodan i težak razgovor, često se zapitamo kako smo zaboravili pomenuti važne stvari ili kako sadržaj nije zvučao onako kako smo zamislili da zvuči.
Međutim, komunikacija je veština koja se uvežbava i od kvaliteta i broja praktičnog ponavljanja u adekvatnom kontekstu zavisi koliko ćemo u njoj biti dobri.
Smernice koje će pomoći:
- Uputiti sagovorniku više pozitivnih nego negativnih povratnih informacija
Uspešne kompanije svojim klijentima i zaposlenima upućuju 5 puta više pozitivnih (podrška, ohrabrenje, poštovanje), nego negativnih povratnih informacija (nekonstruktivna kritika, kontriranje, omalovažavanje). Zašto? Naš mozak se u trenutku dobijanja informacija više fokusira na negativne, nego na pozitivne informacije. Istraživanja su pokazala da je pozitivnija komunikacija povezana sa većim angažovanjem na radnom mestu. Naravno, ovo ne znači da nećemo kritikovati ili uputiti primedbu kolegi, nego da to treba uraditi u pozitivnom kontekstu, jer ćemo na taj način sačuvati profesionalni odnos i profitirati na polju produktivnosti.
- Fokusirati se na jače strane i jedinstven doprinos
Tradicionalno se fokusiramo na upućivanje povratne informacije u vidu kritike ili kratko uputimo pozitivnu povratnu informaciju, pa se ponovo vratimo na kritiku. Međutim, fokusiranjem na specifične jače strane utičemo na povećanje truda u obavljanju radnih zadataka.
- Staviti naglasak na saradnju
Pokušajmo ostati objektivni kad razgovaramo o negativnom događaju. Potrebno je da detaljno opišemo problemsku situaciju bez evaluiranja i okrivljivanja, potom da identifikujemo objektivne posledice i naša lična osećanja u vezi s njima i da predložimo prihvatljivu alternativu.
- Biti svestan facijalne ekspresije
Sagovornik može zaključiti na osnovu facijalne ekspresije da li se trudimo da pronađemo rešenje ili samo prebacujemo krivicu. Istraživanja su pokazala da kad se nasmejemo, naš osmeh aktivira mišiće lica našeg sagovornika, te se i on nesvesno nasmeje, isto važi i za namrštenost. Osmeh je jako važan element socijalnih interakcija jer upućuje na toplinu i dobronamernost prenošenja verbalne poruke.
- Zadržati kontakt očima
Kontakt očima odražava sposobnost prepoznavanja emocija kod sagovornika i utiče na osećaj povezanosti, te ga je zato važno zadržati tokom celog razgovora.
- Kontrolisati glas
Intonacija glasa, više nego sam verbalni sadržaj, može sagovorniku dati ideju o tome kako se osećamo u tom trenutku pa ga je potrebno svesno prilagoditi sadržaju razgovora.
- Zauzeti prirodan i opušten položaj tela
Način na koji sedimo ili stojimo takođe prenosi poruku sagovorniku. Kad uđemo u prostoriju i ugledamo nekoga kako sedi prekrštenih ruku, osećamo se distanciranim i teže ćemo se upustiti u konverzaciju. Zato je potrebno zauzeti opušten i prirodan položaj tela, jer na taj način neverbalno signalizujemo sagovorniku da smo otvoreni za komunikaciju.
- Disati
Istraživanja pokazuju da emocije u određenom trenutku utiču na promenu načina disanja. Odnosno, kad smo ljuti ili pod stresom dišemo plitko i ubrzano. Zato je važno da pre razgovora udahnemo duboko i smireno nekoliko puta, a izdahnemo duže jer se na taj način usporavaju otkucaji srca, a krvni pritisak se snižava. Ukoliko ovo praktikujemo nekoliko minuta pre sastanka pomoći će da smireno započnemo razgovor.
- Obratiti pažnju
Istraživanja pokazuju da nam 50% vremena misli lutaju, odnosno da procesuiramo šta se desilo ranije ili razmišljamo o nečemu što smo pročitali, obavljenom pozivu i sl. Dok se ovo dešava, mi nismo mislima prisutni i naš sagovornik može da se oseća isključenim. Ukoliko nismo u potpunosti prisutni u razgovoru, bićemo onemogućeni da vešto odgovorimo ili razumemo sagovornika.
- Biti autentičan
Recimo da ćemo se pridržavati ovih smernica , ali to ne podrazumeva da se pretvaramo da smo nešto što nismo, jer se u toj situaciji osećamo neugodno i mi i sagovornik i komunikacija postaje otežana.
- Iskazati empatiju
Umesto da razgovor posmatramo kao poslovnu situaciju koja se mora odraditi, posmatrajmo je kao priliku da se povežemo sa sagovornikom koji je čovek sa sopstvenim željama i potrebama. Ukoliko iskažemo empatiju ona će omogućiti da bolje razumemo sagovornika i njegovo ponašanje u određenoj situaciji, kao i da lakše pronađemo reči ohrabrenja. Istraživanja pokazuju da osećamo veću zahvalnost, vernost i inspiraciju za rad u kompanijama gde se pokazuje više empatije i saosećanja.
Una Kasagić,
Biznis psiholog i karijerni coach